Assistente di direzione (Executive Assistant & Operations Coordinator) - Quointelligence srl
Dettagli
Descrizione
Profilo
Sede: Roma
Riporta a: CEO
Tipo di contratto: Part-time (25-30
ore/settimana), iniziali 6 mesi di somministrazione con agenzia. Possibilità di
passaggio a full-time. Inquadramento tra 1 e 2 livello CCNL commercio
Il ruolo
Quointelligence srl è una Startup innovativa nata nel 2020
con sedi in Italia, Germania e Spagna, specializzata in soluzioni di sicurezza
avanzata.
Offre servizi di Threat Intelligence as-a-Service, fornendo insight strategici
e operativi per supportare decisioni informate.
Cerchiamo una persona che diventi il "secondo
cervello" operativo del/della CEO: qualcuno che lo/la aiuti a decidere
cosa fare e in che ordine, tenga sotto controllo gli impegni e faccia da
interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.
Più della metà del valore di questo ruolo è leva operativa —
prioritizzazione, gestione del calendario, follow-up interni, organizzazione
delle trasferte — non lavoro amministrativo. La posta e le fatture esistono, ma
sono una parte minima.
È un ruolo in cui conta molto più la qualità che la quantità
di ore. Il profilo ideale unisce grande affidabilità, ottime capacità
organizzative, solida esperienza di project management e una vera dimestichezza
con gli strumenti di AI.
Responsabilità
Prioritizzazione e supporto esecutivo
Aiutare
il/la CEO a decidere su cosa concentrarsi e con quale priorità.
Gestire
calendario e impegni, preparando ogni riunione come si deve.
Tenere
traccia delle azioni aperte e dei follow-up.
Preparare
sintesi, promemoria e note di briefing.
Mettere
in discussione le priorità quando serve e proteggere il tempo del/della
CEO.
Coordinamento interno
Fare
da interfaccia tra il/la CEO e il resto dell'azienda.
Coordinare
riunioni e follow-up tra i team e verificare che le azioni concordate
vengano portate avanti.
Tenere
gli stakeholder aggiornati con promemoria e comunicazioni.
Supportare
la preparazione delle riunioni di direzione e del board.
Coordinamento delle trasferte
Organizzare
le trasferte in Italia e all'estero: voli, treni, alloggi e trasporti.
Preparare
itinerari dettagliati, con indicazioni precise su come arrivare a
destinazione.
Gestire
in modo proattivo imprevisti e cambi di programma.
Assistenza personale
Supportare
commissioni e attività amministrative personali.
Amministrazione aziendale
Una parte minore ma necessaria del ruolo:
Gestire
la posta cartacea in entrata e in uscita (lettere, pacchi, corrieri).
Rispondere
al telefono della sede italiana quando necessario.
Scansionare
le fatture e inoltrarle all'area Finance.
Supportare
le attività amministrative di QuoIntelligence SRL.
Skill e Professionalità
Indispensabili
AI
come competenza centrale: uso quotidiano di strumenti come
ChatGPT (o Claude, Gemini), capacità di costruire workflow, produrre
sintesi, organizzare informazioni e imparare in fretta nuovi strumenti.
Italiano
madrelingua o fluente.
Inglese
professionale
Solide
competenze ed esperienza di project management.
Capacità
di lavorare in autonomia con supervisione minima.
Massima
discrezione e riservatezza.
Preferenziali
Esperienza
pregressa come Executive Assistant a supporto di founder, dirigenti o
imprenditori — preferibile rispetto a un profilo da office manager
tradizionale.
Spagnolo
o tedesco.
Esperienza
in startup o aziende in rapida crescita.
Esperienza
con strumenti di produttività e automazione dei flussi di lavoro.
Benefit
Modalità di lavoro
Approccio
remote-first.
Un
giorno a settimana a Roma per il coordinamento in presenza e il ritiro
della corrispondenza cartacea.
Ulteriori
incontri in presenza quando necessario.
Orario
flessibile, orientato ai risultati più che alle ore lavorate.
Informazioni Aggiuntive
I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).
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Adecco Italia S.p.A. (Aut. Min. Prot. N.1100-SG del 26.11.2004).
Posizione
